Wat zijn de verschillende rollen van de gebouwbeheerder?
Wettelijke plichten van de trustee
De syndicus voert een reeks taken uit die niet alleen bij wet zijn vastgelegd, maar ook in de statuten van het gebouw. Deze omvatten voornamelijk het technisch beheer van het gebouw, het administratief beheer, het financieel beheer en de vertegenwoordiging van de vereniging van mede-eigenaars.
We gaan niet in op de andere ‘petten’ die de rol van vertrouwenspersoon vereist, zoals empathie, luistervaardigheden, sociologie, psychologie en bemiddeling.
Technisch beheer
Als onderdeel van het technisch beheer coördineert de gebouwbeheerder het onderhoud van gemeenschappelijke ruimten, zoals het schoonmaken en controleren van liften, enz.
Het zal ook noodreparaties uitvoeren in geval van brand, overstroming of storm.
Hij zorgt ervoor dat de beslissingen van de Algemene Vergadering over het werk goed worden opgevolgd; het is ook zijn taak om het werk goed te documenteren.
“Dit stelt de vergadering in staat om de juiste beslissing te nemen door bijvoorbeeld een aantal offertes in te dienen en deze te vergelijken.
Administratief beheer
In termen van administratief beheer zal de beheerder de vergadering bijeenroepen
om de vergadering bij te wonen, de notulen op te stellen en deze binnen de wettelijke termijn te versturen;
Als er dringend beslissingen moeten worden genomen, zal hij een Buitengewone Algemene Vergadering bijeenroepen.
Ze zal er ook voor zorgen dat ze regelmatig leveranciers met elkaar laat concurreren om de beste prijzen te krijgen voor de mede-eigendommen die ze beheert, en ze zal de resultaten van haar werk voorleggen aan de Algemene Vergadering, die soeverein is en de beslissing neemt.
Als bewaker van de geschiedenis van de mede-eigendom bewaart hij of zij de archieven van de mede-eigendom, zoals rekeningafschriften, plannen, notulen, de basisakte, verschillende verslagen, schadedossiers, enz.)
Financieel beheer
Een spreekwoord geciteerd door Cicero en populair gemaakt door Rabelais in Gargantua, “geld is het levensbloed van zaken”, de beheerder moet een duidelijke, precieze en gedetailleerde boekhouding bijhouden.
Hij zorgt onder andere voor de verdeling van de kosten volgens de bepalingen van de statuten, de beslissingen van de algemene vergadering, de betalingen aan leveranciers, de verzending van afschriften en provisies naar de mede-eigenaars, betalingsherinneringen, enz.
Het zal ook een voorlopige jaarlijkse begroting opstellen voor elke algemene vergadering, zodat de mede-eigenaars in één oogopslag de kosten van de mede-eigendom kunnen zien.
De trustee zal er ook voor zorgen dat er een reservefonds (of -fondsen) wordt opgezet, verminderd en aangevuld.
Juridische vertegenwoordiging
Ten slotte is een andere taak van de syndicus het vertegenwoordigen van de mede-eigendom als eiser en gedaagde.
De mede-eigendom kan bijvoorbeeld gerechtelijke stappen ondernemen tegen een leverancier die zijn contract niet is nagekomen, of de mede-eigendom kan worden aangeklaagd door een derde partij zoals een buurman.
De rol van de trustee is om :
- het uitvoeren en verzekeren van de uitvoering van besluiten die door de Algemene Vergadering zijn genomen;
- alle conservatoire handelingen en alle handelingen van voorlopig bestuur te verrichten;
- om de fondsen van de condominium association te beheren, in overeenstemming met artikel 577-5, § 3;
- om de mede-eigendomvereniging te vertegenwoordigen, zowel in rechte als bij het beheer van gemeenschappelijke zaken. Behoudens andersluidende bepalingen in dit hoofdstuk moet aangetekende briefwisseling, op straffe van nietigheid, worden verzonden naar de woonplaats of, bij gebreke daarvan, naar de woonplaats of zetel van de syndicus en naar de zetel van de mede-eigendom;
- de in artikel 577-11, § 2, bedoelde schuldbekentenis af te geven binnen dertig dagen nadat de notaris hem daarom heeft verzocht ;
- iedereen die het gebouw bewoont op grond van een persoonlijk of zakelijk recht, maar die geen stemrecht heeft op de algemene vergadering, op de hoogte stellen van de datum van de vergaderingen, zodat ze schriftelijke verzoeken of opmerkingen kunnen indienen met betrekking tot de gemeenschappelijke delen, die aan de vergadering zullen worden meegedeeld.
Deze informatie hangt op een duidelijk zichtbare plaats in de gemeenschappelijke ruimten van het gebouw;
- indien zijn mandaat op welke manier dan ook een einde heeft genomen, binnen de dertig dagen na het einde van zijn mandaat, het volledige dossier betreffende het beheer van het gebouw overmaken aan zijn opvolger of, bij diens afwezigheid, aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering, met inbegrip van de rekeningen en de goederen onder zijn beheer, de eventuele schuldvorderingen, de historiek van de rekening waarop de schuldvorderingen werden betaald, evenals de documenten die de bestemming bewijzen van elk bedrag dat niet in de financiële rekeningen van de mede-eigendom is terug te vinden;
- om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die de uitvoering van zijn taken dekt en om het bewijs van deze verzekering te leveren; in het geval van een gratis mandaat wordt deze verzekering afgesloten op kosten van de condominiumvereniging;
- de mede-eigenaars toegang te verlenen tot alle documenten of informatie van niet-private aard, die betrekking hebben op de mede-eigendom, op alle manieren bepaald in het huishoudelijk reglement of door de algemene vergadering.
- in voorkomend geval, het proces-verbaal van latere tussenkomsten bij te houden op de door de Koning vastgestelde wijze;
- voor de aanbesteding bedoeld in artikel 577-7, §1, 1°, d), een aantal bestekken voor te leggen die zijn opgesteld op basis van vooraf opgestelde bestekken;
- een verslag voorleggen aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders over de evaluatie van reguliere leveringscontracten;
- de voorafgaande toestemming van de algemene vergadering vragen voor elke overeenkomst tussen de mede-eigendom en de syndicus, zijn aangestelden, zijn naaste verwanten, ouders of familieleden tot en met de derde graad, of die van zijn echtgenoot tot en met dezelfde graad; hetzelfde geldt voor overeenkomsten tussen de mede-eigendom en een onderneming waarvan voornoemde personen eigenaar zijn of in het kapitaal waarvan zij een belang hebben of waarin zij bestuurs- of controlefuncties uitoefenen, of waarvan zij werknemers of bedienden zijn; wanneer hij een rechtspersoon is, mag de syndicus, zonder daartoe uitdrukkelijk gemachtigd te zijn door een besluit van de algemene vergadering, namens de vereniging van mede-eigenaars geen overeenkomst sluiten met een vennootschap die rechtstreeks of onrechtstreeks een deelneming in haar kapitaal bezit;
- het bijhouden van een bijgewerkte lijst en contactgegevens van de personen die gerechtigd zijn om deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering en het verzenden aan de mede-eigenaars, op hun eerste verzoek en aan de notaris indien deze daarom verzoekt aan de zaakvoerder, in verband met de transcriptie van akten die worden overgeschreven in het hypotheekregister, overeenkomstig artikel 1, paragraaf 1 van de hypotheekwet van 16 december 1851, van de namen, adressen,
- de boekhouding van de mede-eigendomsvereniging op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde manier bij te houden in overeenstemming met het minimale standaardrekeningschema dat door de Koning moet worden opgesteld.
Elke mede-eigendom met minder dan twintig kavels, uitgezonderd kelders, garages en parkings, is gemachtigd een vereenvoudigde boekhouding te voeren waaruit minstens de inkomsten en uitgaven, de kaspositie en de bewegingen in de geldmiddelen en kasequivalenten, het bedrag van het bedrijfskapitaal en het reservefonds bedoeld in artikel 577-11, § 5, tweede en derde lid, en de schulden en verplichtingen van de mede-eigenaars blijken.
- het opstellen van een voorlopige begroting voor de lopende uitgaven voor het onderhoud, de werking en het beheer van de gemeenschappelijke delen en de gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw, evenals een voorlopige begroting voor de voorzienbare buitengewone uitgaven; deze voorlopige begrotingen worden elk jaar ter stemming voorgelegd aan de vereniging van mede-eigenaars; ze worden gevoegd bij de agenda van de algemene vergadering die wordt bijeengeroepen om over deze begrotingen te stemmen. In voorkomend geval plaatst de syndicus de kwestie van de buitengewone werken die in de komende jaren moeten worden uitgevoerd op de agenda van de algemene vergadering.