Wettelijke verplichtingen van de Syndicus in België
De syndicus speelt een sleutelrol in het beheer van mede-eigendom in België. Ze zorgen voor de goede werking en het onderhoud van de gemeenschappelijke eigendom. De wettelijke verplichtingen van de syndicus garanderen een gecontroleerd en transparant beheer. Dit reglement is essentieel om conflicten tussen mede-eigenaars te voorkomen. In dit artikel worden de belangrijkste wettelijke verplichtingen beschreven waaraan een syndicus moet voldoen.
Verplichtingen inzake financieel beheer
Beheer van rekeningen van mede-eigenaren
Financieel beheer is een grote verantwoordelijkheid voor de gebouwbeheerder. Ze moeten een strikte, aparte boekhouding bijhouden voor elk pand dat ze beheren. Dit helpt om financiële bewegingen inzichtelijk te maken. De syndicus moet regelmatig financiële verslagen opstellen. Deze verslagen informeren de mede-eigenaars over de financiële gezondheid van de mede-eigendom.
Goedkeuring van begrotingen en uitgaven
Een andere belangrijke verplichting betreft de begroting van de mede-eigendom. De syndicus stelt de jaarlijkse voorlopige begroting op. Deze begroting wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. Het is essentieel om de kosten correct te verdelen onder de mede-eigenaars. De syndicus moet ook de evolutie van deze kosten doorheen het jaar opvolgen.
Oprichting van een reservefonds en een werkkapitaalfonds
De syndicus heeft ook de wettelijke plicht om specifieke fondsen op te richten. Dit omvat een reservefonds voor onvoorziene uitgaven. Er is ook een werkkapitaalfonds nodig voor de dagelijkse activiteiten. Deze fondsen zorgen ervoor dat de mede-eigendom aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Ze bieden bescherming tegen grote financiële incidenten.
Verplichtingen voor onderhoud en werkzaamheden
Onderhoud van gemeenschappelijke ruimten
De syndicus moet ervoor zorgen dat de gemeenschappelijke ruimtes goed onderhouden worden. Hieronder vallen de inkomhallen, trappen, liften en het dak. De syndicus selecteert en beheert de dienstverleners en bedrijven die verantwoordelijk zijn voor deze taken. Zij moeten ervoor zorgen dat het onderhoud regelmatig wordt uitgevoerd. Goed beheer voorkomt schade en geschillen tussen mede-eigenaars.
Beheer van werken en reparaties
Na goedkeuring door de algemene vergadering organiseert de property manager de nodige werkzaamheden. Hij stelt bestekken op en vergelijkt offertes. Eenmaal goedgekeurd, houden ze toezicht op het werk en coördineren ze het. Het halen van deadlines en budgetten is cruciaal. De syndicus moet ervoor zorgen dat het werk volgens de vereiste normen wordt uitgevoerd.
Voldoen aan veiligheidsnormen
De gebouwbeheerder is er verantwoordelijk voor dat de veiligheidsnormen in het gebouw worden nageleefd. Hieronder vallen liften, elektrische installaties en openbare ruimtes. De beheerder moet regelmatig controles uitvoeren om eventuele storingen op te sporen. Corrigerende maatregelen moeten snel worden uitgevoerd. Dit garandeert de veiligheid van de bewoners en minimaliseert het risico op ongelukken.
Administratieve en wettelijke verplichtingen
Bericht van Algemene Vergadering
De syndicus is verantwoordelijk voor het organiseren van de jaarlijkse Algemene Vergadering (AVA). Hij is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda. Aankondigingen moeten binnen de wettelijke termijnen worden verstuurd. Deze termijnen zijn meestal wettelijk bepaald. Mede-eigenaars moeten alle relevante documenten ontvangen zodat ze de te bespreken onderwerpen volledig begrijpen.
Opstellen van notulen
De beheerder stelt de notulen van de AVA-vergaderingen op. Deze notulen moeten duidelijk en nauwkeurig zijn. Ze moeten de beslissingen van de vergadering bevatten. De notulen moeten binnen de wettelijke termijnen worden verspreid onder de mede-eigenaars. Dit zorgt voor transparantie en een goede opvolging van de beslissingen.
Naleving van de wet op mede-eigendom
De syndicus moet ervoor zorgen dat de mede-eigendom voldoet aan de geldende wetten. Hieronder valt de wet van 2 juni 2010, gewijzigd door de wet van 18 juni 2018. De syndicus is verantwoordelijk voor de naleving van de wettelijke regels. Deze verplichting heeft betrekking op verschillende aspecten, waaronder het financiële beheer en de relaties tussen mede-eigenaars. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot sancties.
Openbaarmakings- en transparantieverplichtingen
Communicatie met mede-eigenaren
De syndicus moet regelmatig informatie verstrekken aan de mede-eigenaars. Deze informatie heeft betrekking op de staat van de mede-eigendom en de financiën. De boekhouding moet bijgewerkt en toegankelijk zijn. Er moet ook verslag worden uitgebracht over de werkzaamheden. Deze transparantie bevordert het vertrouwen tussen de syndicus en de mede-eigenaars. Het is essentieel dat deze mededelingen duidelijk en begrijpelijk zijn.
Toegang tot boekhoudkundige documenten
Mede-eigenaars hebben recht op toegang tot boekhoudkundige documenten. Hieronder vallen balansen, begrotingen en uitgavenstaten. De beheerder moet eenvoudige en directe toegang tot deze informatie garanderen. Documenten moeten op verzoek beschikbaar zijn of kunnen worden geraadpleegd. Dit proces zorgt ervoor dat de beslissingen van de beheerder transparant zijn. Het maakt het ook mogelijk om te controleren of de financiën van de mede-eigendom goed worden beheerd.
De syndicus in België heeft een aantal wettelijke verplichtingen. Hij moet de mede-eigendom beheren volgens de geldende regels. Hij moet notulen opstellen en informatie verstrekken aan de mede-eigenaars. De naleving van deze verplichtingen is essentieel voor een transparant beheer. De mede-eigenaars moeten de handelingen van de syndicus controleren. Ze kunnen gerechtelijke stappen ondernemen als hij zijn verplichtingen niet nakomt.