L’assemblée Générale (AG)

Les principes de l’assemblée générale

Qu’ est ce que l assemblée générale 

L’assemblée générale (AG) des copropriétaires est le centre de décision de l’association des copropriétaires. Elle permet aux copropriétaires de s’exprimer et de prendre toute décision utile, par leurs votes, sur toutes les questions d’intérêt commun. Il est donc indispensable et dans l’intérêt de chaque copropriétaire d’y participer. 

Il en existe de deux types :

  • L’assemblée générale ordinaire qui doit se tenir une fois par an. On y désigne et révoque le syndic, modifie les statuts, approuve les comptes, vote certains travaux, crée, modifie ou supprime un conseil de copropriété, procède à la modification de la destination de l’immeuble ou d’une partie de celui-ci, etc.
  • Les assemblées extraordinaires, qui sont organisées en fonction des nécessités, sont convoquées par le syndic quand une décision doit être prise d’urgence ou à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5e des millièmes de l’ensemble. L’assemblée générale est souveraine, c’est-à-dire que les décisions prises en assemblée générale prévalent. Elles ne peuvent toutefois pas déroger à la loi, ni aux statuts de l’immeuble (acte de base et règlement de copropriété). 

La convocation 

La convocation à l’AG et le déroulement de l’assemblée sont fixés par le règlement de copropriété. Le Code civil prévoit un minimum de règles à respecter :

  • au moins 3 semaines avant la période au cours de laquelle l’AG doit avoir lieu, chaque copropriétaire peut aviser le syndic des points particuliers qu’il souhaite voir inscrits à l’ordre du jour. L’AG ne pourra délibérer que sur ces points ;
  • la convocation doit être faite par le syndic par courrier recommandé à la poste 15 jours au moins (sauf urgence) avant la date de l’assemblée. Celle-ci est adressée à la dernière adresse notifiée par chaque copropriétaire au syndic ;
  • chaque copropriétaire a donc l’obligation d’avertir le syndic de tout changement d’adresse ou de modification dans la nature des droits réels ;
  • le syndic indique dans sa convocation l’endroit, le jour et l’heure où aura lieu l’assemblée ainsi que l’ordre du jour et le budget prévisionnel.

Feuille de présence et procurations 

Chaque copropriétaire a le droit d’assister et de voter à l’assemblée générale et dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part (ses millièmes*) dans les parties communes. Un copropriétaire peut se faire représenter à l’assemblée par un mandataire de son choix, copropriétaire ou non, mais attention :

  • Le mandataire doit être désigné nommément dans la procuration ;
  • Le mandataire ne peut être le syndic ni être une autre personne mandatée ou employée par l’association des copropriétaires ;
  • Il ne peut prendre part au vote qu’avec au maximum le même nombre de voix que la somme des voix des autres copropriétaires présents ou représentés ;
  • Le mandataire ne peut accepter plus de 3 procurations, sauf si le total des voix dont il dispose (en tant que copropriétaire et en tant que mandataire) est inférieur à 10 % du total des voix de l’ensemble de la copropriété.

Une liste de présence indiquant le nom de chaque copropriétaire et leurs quotes parts respectives est signée par les copropriétaires présents et par les éventuels mandataires des copropriétaires absents. Cette feuille de présence permet de comptabiliser les voix lors de chaque vote et de vérifier si les majorités requises sont bien réunies.

Quorum de présence

Afin que l’assemblée puisse délibérer valablement, certains quorums doivent être atteints. Il y a deux quorums de présence possible :

  1. Plus de 50 % des copropriétaires sont présents ou représentés ET ils représentent au moins 50 % des millièmes. 
  2. Moins de 50 % des copropriétaires sont présents ou représentés, MAIS ils représentent plus de 75 % des millièmes.

Si au début d’une AG, aucun de ces deux quorums n’est atteint, une seconde assemblée générale sera réunie après un délai de 15 jours. Cette seconde assemblée pourra délibérer valablement quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou les quotes-parts représentées.

Désignation des président, secrétaire et scrutateurs

L’assemblée générale commence par élire un président, lequel doit être un copropriétaire et ne peut pas être le syndic, ainsi que le secrétaire et, si possible, deux scrutateurs. Généralement, le syndic occupe la fonction de secrétaire. Le président dirige les débats, appelle au vote et veille au respect de l’ordre du jour. Le secrétaire et/ou les scrutateurs vérifient le bon déroulement de l’assemblée générale et comptabilisent les votes émis. 

Les votes 

Toutes les décisions sont prises par l’assemblée générale selon les différentes règles de majorité précisées par la loi.

  • Une abstention n’est pas considérée comme une voix émise. Les abstentions ne sont donc pas calculées dans le total des voix. 

Exemple : un vote avec 4 votes pour, 3 votes contre et 3 abstentions sera considéré comme un vote à la majorité absolue de 4 sur 7 (et non pas de 4 sur 10). 

  • Le copropriétaire qui dispose de plus de voix que l’ensemble des autres copropriétaires présents ou représentés sera limité dans son droit de vote : ses millièmes* seront réduits à la somme des voix des autres copropriétaires présents. Par contre, il dispose toujours de la moitié des voix, ce qui permet de bloquer toute prise de décision qui nécessite une majorité absolue (50 % de voix plus une), de sorte qu’aucune décision ne puisse être prise sans son adhésion.

Les majorités 

Majorité absolue (50 % + 1) :

  • approbation des comptes 
  • adoption du budget
  • nomination et décharge du syndic
  • nomination et décharge du conseil de copropriété
  • nomination et décharge du commissaire aux comptes
  • approbation des contrats d’entretien, maintenance et fourniture d’énergie
  • engagement ou licenciement du personnel de la copropriété
  • approbation de tout travail rendu obligatoire par la loi (comme la mise en conformité des installations électriques)
  • approbation de tout travail portant sur des actes conservatoires
  • modification du règlement d’ordre intérieur à l’exception du montant de seuil de mise en concurrence
  • création d’un conseil de copropriété intérieur pour les copropriétés inférieures 20 lots

Les décisions qui risquent de porter atteinte aux droits des copropriétaires ou d’augmenter fortement les charges financières nécessitent un autre type de majorité. Elles sont définies par la loi (art. 577-7 du Code civil). Cette loi s’impose même si le règlement de copropriété a prévu des règles plus strictes. Il s’agit de majorités qualifiées.

Majorité qualifiée des deux tiers (⅔)

  • exécution de travaux aux parties communes sauf ceux qui peuvent être décidés par le syndic 
  • définition des montants des marchés pour lesquels une mise en concurrence est obligatoire
  • exécution de travaux dans certaines parties privatives par l’ACP, moyennant une motivation spéciale
  • mandat au conseil de copropriété portant sur de actes expressément déterminés et d’une durée maximale d’un an
  • toute modification aux statuts pour autant qu’elle ne concerne que la jouissance, l’usage ou l’administration des parties communes

Depuis le 1er janvier 2019, il convient de tenir compte de la quote-part d’intervention (définie au préalable entre copropriétaires) dans les frais afin de déterminer le pouvoir votal de chaque copropriétaire. C’est le principe du « Qui paie, vote ». Par exemple, si un copropriétaire dispose d’un lot représentant 30/100 dans les parties communes mais qu’il n’intervient qu’à concurrence d’un cinquième dans les frais de remise en état de la cage d’escalier, il disposera d’un pouvoir d’1/5 lors d’un vote portant sur la peinture des parties communes. 

Majorité qualifiée des quatre cinquièmes (80 %) 

  • modification aux statuts qui concerne d’autres matières que la jouissance, l’usage ou l’administration de parties communes 
  • modification de la destination (résidentielle, commerciale…) de la copropriété ou d’une partie de celle-ci
  • démolition ou reconstruction totale de l’immeuble, motivée par des raisons de salubrité, de sécurité ou par le coût excessif par rapport à la valeur de l’immeuble existant d’une mise en conformité de l’immeuble aux dispositions légales
  • achat de biens immobiliers destinés à devenir communs
  • vente de biens immobiliers communs
  • division d’un lot ou réunion partielle ou totale de deux lots ou plusieurs lots 

Unanimité (100 %) 

  • modification de la répartition des quotes parts entre les copropriétaires, sauf si cette modification est la conséquence de travaux, de la réunion ou de la division de 2 lots, d’actes de disposition ou de la création d’associations partielles. Dans ce cas, elle est adoptée à la même majorité que la décision de principe.  toute décision prise par écrit en dehors d’une réunion de l’AG.

Le procès-verbal 

La loi (art. 577-6, §10) désigne le syndic comme rédacteur du procès-verbal. Celui-ci est tenu de le rédiger en séance et d’y consigner toutes les décisions qui ont été prises avec mention des majorités et identification des opposants et des abstentionnistes. À la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président, le secrétaire, les éventuels scrutateurs et tous copropriétaires présents ou représentés. Il est ensuite enregistré dans un registre et conservé au siège de l’association. Le syndic doit diffuser ce PV à tous les copropriétaires dans un délai de 30 jours à compter de la date de l’AG et ensuite par les propriétaires aux locataires. 

Contestation 

Les copropriétaires qui désirent intenter un recours contre une décision de l’AG devront le faire dans un délai de 4 mois à compter de la date à laquelle l’assemblée générale a eu lieu. Les décisions susceptibles d’être annulées sont :

  • les décisions où il y a eu des erreurs sur le fond ou sur la forme ;
  • es décisions frauduleuses, c’est-à-dire qu’il y a eu manipulation pour que la décision soit prise ;
  • les décisions abusives : il y a abus quand la décision a été prise en violation de l’intérêt commun ou lorsqu’il y a une disproportion entre les avantages recherchés et les inconvénients causés. Il n’y a pas nécessairement atteinte à l’intérêt commun quand une décision pose des inconvénients à certains copropriétaires.

Les comptes 

Les dépenses pour conserver et entretenir la propriété ainsi que les autres charges communes sont payées par chacun des copropriétaires, en proportion des millièmes* de chacun ou de la clé de répartition particulière des charges. 

Quel type de comptabilité est utilisée ? 

Pour les petites copropriétés, la comptabilité peut être simplifiée. 

Pour les plus grandes copropriétés, la loi impose un plan comptable établi par arrêté royal. Elle doit permettre d’établir avec précision l’état des finances de l’association de copropriétaires à une date prévue et doit pouvoir déterminer l’actif et le passif du bilan comptable :

  • ACTIF : 

ce dont la copropriété dispose sur ses comptes bancaires à la date du bilan le montant total des sommes encore à recevoir sur le compte de l’association, en ce compris les charges dues par les copropriétaires. 

  • PASSIF :
  • le total des sommes appelées par le syndic ;
  • les sommes dues aux fournisseurs ; 
  • la valeur comptable du fonds de roulement et de réserve (montant voté par l’AG).

Qui tient les comptes ? 

Le syndic tient les comptes, le commissaire aux comptes les vérifie. La loi (art. 577-8, § 4, 5°) stipule que le syndic est chargé d’administrer les fonds de l’association des copropriétaires.

Comment s’organise la gestion des fonds ? 

Chaque copropriété aura différents fonds, au minimum un fonds de roulement et un fonds de réserve.Ces fonds doivent être intégralement placés sur des comptes distincts ouverts au nom de l’ACP. En cas de vente d’un appartement, le copropriétaire qui vend récupère sa quote-part de fonds de roulement au prorata du nombre de jours où il n’a pas bénéficié de l’utilisation des parties communes. Le décompte est établi par le syndic. Sa quote-part dans le fonds de réserve demeure la propriété de l’ACP. À partir du 1er janvier 2019, il est obligatoire de constituer un fonds de réserve d’une valeur de minimum 5 % du dernier budget annuel portant sur les charges courantes. Il est possible de déroger à cette obligation moyennant un quorum de 4/5 des voix.